Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der App und Website „ContractPilot“ sind:

ContractPilot
Jean Pierre Polenz und Evgeny Unruh
Liebigstr. 12
32549 Bad Oeynhausen
Deutschland

E-Mail: support@mycontractpilot.app
Website: https://mycontractpilot.app

2. Allgemeines

ContractPilot ist ein digitaler Vertragswächter. Die App hilft Nutzerinnen und Nutzern dabei, Verträge zu erfassen, Vertragsinformationen zu strukturieren, Fristen im Blick zu behalten, Erinnerungen zu erhalten, Kostenübersichten zu erstellen und Kündigungsschreiben vorzubereiten.

ContractPilot bietet keine Rechtsberatung, Finanzberatung oder Steuerberatung. Die App stellt automatisiert erkannte Informationen, Fristenhinweise, Kostenübersichten und Prüfhinweise bereit. Diese Informationen können unvollständig oder fehlerhaft sein und müssen von Nutzerinnen und Nutzern eigenverantwortlich geprüft werden.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit ContractPilot verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Nutzerinnen und Nutzer haben.

3. Datenkategorien

Je nach Nutzung der App können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

3.1 Konto- und Profildaten

• Name
• E-Mail-Adresse
• Login-Anbieter, zum Beispiel Apple, Google oder E-Mail/Passwort
• Nutzer-ID
• Profilinformationen
• Account-Status
• Free- oder Premium-Status
• Beta-, Promo- oder manuelle Freischaltungen
• technische Authentifizierungsinformationen

3.2 Vertragsdaten

• Vertragsname
• Anbieter
• Vertragsart
• Kundennummer oder Vertragsnummer, sofern eingetragen oder erkannt
• Vertragsbeginn
• Laufzeit
• Kündigungsfrist
• Verlängerungsinformationen
• Kosten
• Zahlungsintervall
• Notizen
• manuell eingegebene oder korrigierte Vertragsinformationen

3.3 Hochgeladene Dokumente

Nutzerinnen und Nutzer können Vertragsdokumente hochladen oder fotografieren. Dabei können verarbeitet werden:

• PDF-Dateien
• Fotos
• Screenshots
• mehrseitige Scans
• Vertragsunterlagen
• Dokumente aus Kundenkonten oder Abo-Übersichten

Diese Dokumente können vertrauliche oder personenbezogene Informationen enthalten. Nutzerinnen und Nutzer sollten daher nur Dokumente hochladen, zu deren Verarbeitung sie berechtigt sind.

3.4 Analyse- und Ergebnisdaten

Im Rahmen der automatisierten Dokumentenanalyse können insbesondere folgende Informationen erkannt, gespeichert oder angezeigt werden:

• Anbieter
• Vertragsart
• Laufzeit
• Startdatum
• Kündigungsfrist
• Verlängerungsart
• Kosten
• Zahlungsintervall
• Fristenhinweise
• Klarheits- oder Vollständigkeitshinweise
• Prüfhinweise
• Sofort-Check-Ergebnisse
• vom Nutzer bestätigte oder korrigierte Angaben

3.5 Zahlungs- und Abo-Daten

Bei Nutzung von Premium-Funktionen können Informationen zum Abo- und Freischaltungsstatus verarbeitet werden, insbesondere:

• Produkt-ID
• Abo-Status
• Entitlement-Status
• Kaufstatus
• Ablaufdatum
• Store-Information
• RevenueCat-ID
• Apple- oder Google-Store-Status
• Zeitpunkt der letzten Prüfung
• Beta- oder Promo-Code-Status

Zahlungsdaten wie Kreditkarteninformationen werden nicht direkt durch uns verarbeitet. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Apple App Store, Google Play Store oder die dort eingebundenen Zahlungsdienstleister.

3.6 Technische Daten

Zur Bereitstellung, Sicherheit und Verbesserung der App können technische Daten verarbeitet werden, insbesondere:

• Geräteinformationen
• Betriebssystem
• App-Version
• Spracheinstellungen
• Firebase-Installations-ID
• Push-Token
• technische Logdaten
• Fehlermeldungen
• Zeitpunkt von App-Ereignissen
• Informationen zur Zustellung von Push-Benachrichtigungen

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der App und Website
• Registrierung und Anmeldung
• Verwaltung des Nutzerkontos
• Speicherung und Verwaltung von Verträgen
• Speicherung hochgeladener Vertragsdokumente
• automatisierte Erkennung und Strukturierung von Vertragsinformationen
• Anzeige von Fristen, Kosten und Vertragsdetails
• Erstellung von Fristenhinweisen
• Versand von Push-Benachrichtigungen und Erinnerungen
• Bereitstellung von Premium-Funktionen
• Verwaltung von Abonnements, Beta-Codes und Promo-Freischaltungen
• Vorbereitung von Kündigungsschreiben
• Support und Bearbeitung von Anfragen
• Fehleranalyse und technische Sicherheit
• Missbrauchsvermeidung
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zweck auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der App, zur Kontoerstellung, zur Vertragsverwaltung oder zur Nutzung von Premium-Funktionen erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung erforderlich ist, zum Beispiel bei bestimmten Benachrichtigungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir ein berechtigtes Interesse am sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Betrieb der App, an Fehleranalyse, Support und Produktverbesserung haben

6. Registrierung und Anmeldung

ContractPilot kann eine Anmeldung über Apple, Google oder E-Mail/Passwort ermöglichen.

Bei Nutzung von Apple oder Google erhalten wir die zur Anmeldung erforderlichen Informationen, insbesondere eine eindeutige Nutzer-ID und je nach Freigabe eine E-Mail-Adresse oder einen Namen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung und Verwaltung des Nutzerkontos sowie zur sicheren Anmeldung.

7. Speicherung von Vertragsdaten und Dokumenten

Vertragsdaten und hochgeladene Dokumente werden gespeichert, damit Nutzerinnen und Nutzer ihre Verträge in der App verwalten, erneut aufrufen, bearbeiten und Fristen überwachen können.

Die Speicherung erfolgt nutzerbezogen. Nutzerinnen und Nutzer können ihre Verträge löschen. Bei Löschung eines Vertrags werden die zugehörigen Vertragsdaten und gespeicherten Dokumente gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

8. Automatisierte Dokumentenanalyse

ContractPilot verwendet eine automatisierte technische Dokumentenanalyse, um aus hochgeladenen Dokumenten, Fotos oder Screenshots Vertragsinformationen zu erkennen und vorzustrukturieren.

Dabei können Dokumente oder aus Dokumenten extrahierte Inhalte an cloudbasierte Verarbeitungsdienste übermittelt und dort verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient ausschließlich dazu, Vertragsinformationen wie Anbieter, Laufzeit, Kündigungsfrist, Kosten, Verlängerung und Prüfhinweise bereitzustellen.

Die Ergebnisse der automatisierten Analyse können unvollständig oder fehlerhaft sein. Nutzerinnen und Nutzer müssen die erkannten Informationen eigenverantwortlich prüfen und bei Bedarf korrigieren.

9. Push-Benachrichtigungen

ContractPilot kann Push-Benachrichtigungen senden, insbesondere für:

• Kündigungsfristen
• Vertragsverlängerungen
• Erinnerungen
• Follow-up-Hinweise nach Erstellung eines Kündigungsschreibens
• technische Hinweise zur App-Nutzung

Hierfür wird ein gerätespezifischer Push-Token verarbeitet. Push-Benachrichtigungen können jederzeit über die Einstellungen des Endgeräts deaktiviert werden.

10. Premium-Funktionen, Abos und RevenueCat

ContractPilot kann kostenlose und kostenpflichtige Funktionen anbieten. Premium-Funktionen können insbesondere zusätzliche Vertrags-Scans, erweiterte Kostenübersichten, Sofort-Checks, Kündigungsassistenten oder PDF-Exporte umfassen.

Zur Verwaltung von In-App-Abonnements und Premium-Freischaltungen nutzen wir RevenueCat. RevenueCat verarbeitet technische Kauf- und Abo-Informationen, damit festgestellt werden kann, ob ein Premium-Zugriff aktiv ist.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Apple oder Google. Wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten wie Kreditkarteninformationen.

Zusätzlich können Beta-, Promo- oder manuelle Freischaltungen in unserem Backend gespeichert werden, zum Beispiel für interne Tests, zeitlich begrenzte Freischaltungen oder Supportfälle.

11. Firebase und Google Cloud

Für den technischen Betrieb von ContractPilot nutzen wir Firebase und Google Cloud Dienste. Dazu können insbesondere gehören:

• Firebase Authentication
• Cloud Firestore
• Firebase Storage
• Cloud Functions
• Firebase Cloud Messaging
• technische Sicherheits- und Logfunktionen

Diese Dienste werden genutzt, um Anmeldung, Speicherung, Dokumentenverwaltung, Erinnerungen, Push-Benachrichtigungen, technische Verarbeitung und App-Sicherheit bereitzustellen.

12. App Stores und Plattformanbieter

Bei Nutzung der App über den Apple App Store oder Google Play Store können Apple oder Google personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Download, Installation, Nutzung, In-App-Käufen, Abonnements und Geräteinformationen verarbeiten.

Für diese Verarbeitung sind Apple beziehungsweise Google eigenständig verantwortlich, soweit sie Daten für eigene Zwecke verarbeiten.

13. Support-Anfragen

Wenn Nutzerinnen und Nutzer uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage, technische Informationen und gegebenenfalls Angaben zum Nutzerkonto gehören.

14. Account-Löschung

Nutzerinnen und Nutzer können ihren Account in der App löschen. Bei der Account-Löschung werden nach aktuellem technischen Stand gelöscht:

• Nutzerkonto
• Profildaten
• Vertragsdaten
• gespeicherte Vertragsdokumente
• Push-Token
• Session-Informationen
• zugeordnete technische Nutzerdaten, soweit sie dem Account zugeordnet sind

Einzelne Daten können länger gespeichert werden, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder wenn eine weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Anfragen zur Account- oder Datenlöschung können zusätzlich an support@mycontractpilot.app gerichtet werden.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.

• Kontodaten werden grundsätzlich bis zur Account-Löschung gespeichert.
• Vertragsdaten und Dokumente werden gespeichert, solange sie in der App vorhanden sind.
• Push-Token werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder der Account gelöscht wird.
• Support-Anfragen werden so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung und Dokumentation erforderlich ist.
• Abo- und Zahlungsinformationen können entsprechend gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

16. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Hosting- und Cloud-Dienstleister
• Authentifizierungsdienstleister
• Speicher- und Backend-Dienstleister
• technische Analyse-Dienstleister
• Push-Benachrichtigungsdienste
• Abo- und Zahlungsverwaltungsdienste
• App-Store-Betreiber
• Support- und technische Dienstleister
• Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen, soweit gesetzlich erforderlich

17. Drittlandübermittlungen

Einige eingesetzte Dienstleister können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In solchen Fällen achten wir auf geeignete Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere gesetzlich vorgesehene Schutzmechanismen.

18. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• authentifizierte Nutzerkonten
• nutzerbezogene Zugriffsbeschränkungen
• geschützte Speicherung
• verschlüsselte Übertragung
• Zugriffsbeschränkungen auf eigene Verträge und Dokumente
• technische Schutzmechanismen gegen missbräuchliche Nutzung
• Löschfunktionen für Verträge und Accounts

Eine absolute Sicherheit kann bei internetbasierten Diensten jedoch nicht garantiert werden.

19. Keine Werbe-ID und kein Verkauf personenbezogener Daten

ContractPilot verkauft keine personenbezogenen Daten an Werbetreibende. Nach aktuellem Stand verwendet ContractPilot keine Werbe-ID zur personalisierten Werbung.

Sollten künftig Analyse-, Marketing- oder Werbefunktionen ergänzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

20. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Anfragen zum Datenschutz können an support@mycontractpilot.app gerichtet werden.

21. Rechte der betroffenen Personen

Nutzerinnen und Nutzer haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine E-Mail an support@mycontractpilot.app.

22. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Nutzerinnen und Nutzer haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des eigenen Wohnsitzes oder die für uns zuständige Aufsichtsbehörde sein.

Für Nordrhein-Westfalen ist dies:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Deutschland

23. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist erforderlich, um ContractPilot nutzen zu können. Ohne Konto-, Vertrags- oder Dokumentdaten können einzelne Funktionen nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

24. Automatisierte Entscheidungen

ContractPilot trifft keine rechtlich verbindlichen automatisierten Entscheidungen. Die App kann Vertragsinformationen automatisiert strukturieren, Fristen berechnen und Hinweise anzeigen. Diese Ergebnisse dienen der Unterstützung und müssen von Nutzerinnen und Nutzern geprüft werden.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich technische, rechtliche oder funktionale Änderungen ergeben. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App und auf der Website abrufbar.

Stand: 12. Juni 2026